Una de las definiciones de leyenda urbana es: “Cosas que nadie ha visto, pero, que todo el mundo habla de ellas”. Esto podemos pensar sobre la Factura Electrónica. Se nos dice que es un elemento importante de mejora, pero, a nuestro alrededor no conocemos a nadie que haya implantado un sistema o sólo conocemos a las grandes empresas que lo han hecho.

En estas líneas vamos a responder a diversas preguntas/comentarios que nos hacen cuando hablamos con empresas sobre Factura Electrónica:

Yo hago factura Electrónica, envío la factura por email en un PDF sin Firmar.

Lo lamentamos. Eso NO es factura electrónica. ¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional y que tiene un valor legal idéntico al de ésta. Cualquier fichero en soporte electromagnético u óptico legible con medios informáticos, que contenga la misma información legalmente exigida a la factura de papel y que esté firmada digitalmente con certificados reconocidos, es una factura electrónica legal.

El documento que se envía debe estar FIRMADO DIGITALMENTE para garantizar la información: integridad (no ha sido alterada) e identidad (el autor es realmente la empresa emisora de la factura).

Para que la Factura Electrónica sea válida el formato del documento debe ser Facturae
Esto no es correcto. El formato Facturae es uno de los admitidos, pero, también lo es el PDF, u otros formatos. Para saber qué formato utilizar es importante analizar qué formatos pueden interpretar nuestros clientes. De este modo las dos partes serán beneficiadas: emisor y receptor.

Para que la Factura Electrónica sea válida alojarse el documento en una página web

Esto tampoco es correcto. Se puede alojar el documento en una página web, tiene grandes ventajas, pero, también puede ser enviada por email. Incluso podríamos enviar a nuestro cliente la factura en un dispositivo de memoria USB y enviárselo por correo postal. Es poco práctico, pero, posible.

Debo cambiar el Software de Gestión (ERP)

No es necesario. Existen programas que permiten trabajar junto con el software de gestión que tenga la empresa y de modo automático enviar las facturas firmadas digitalmente a los clientes.

Mi Software de Gestión saca un fichero PDF con TODAS las facturas.

Existen programas de factura electrónica que son capaces de dividir el fichero PDF en tantos ficheros como clientes tenga. Automáticamente enviará el documento por email a su cliente e incluso lo puede subir a una página web, si es que fuera de interés.

Me han dicho que las soluciones son muy caras

Hay una gran gama de soluciones. A partir de 0 euros. Lo importante es analizar su modo de trabajo para indicar la solución que mejor se adecúe a su necesidad.

Cuesta mucho tiempo y esfuerzo implantar una solución de Factura Electrónica.

Esto dependerá del software a instalar. Desde nuestra experiencia tenemos clientes que han comenzado a enviar Factura Electrónica a la hora de haberse iniciado el proceso.

La Factura Electrónica es para las grandes empresas

Es cierto que cuantos más documentos vaya a enviar, mayores ahorros obtengo, pero eso no quiere decir que una empresa con pocas facturas no pueda ser beneficiada con este tipo de soluciones. Es como decir que el Correo Electrónico sólo es para las grandes empresas.

DATOS A TENER EN CUENTA

  FACTURA TRADICIONAL FACTURA ELECTRÓNICA
EMISOR
Tiempo manipulación 1 minuto 33 segundos 30 segundos
Coste Mínimo 1,5 € Mínimo 0 €, estándar 0,15 €
RECEPTOR
Tiempo manipulación 9 minutos 2 minutos, 30 segundos
Coste 0,15 € Mínimo 0 €, estándar 0,02 €

 

RESUMEN:

  • – El coste de implantación es muy bajo, pudiendo ser 0.
  • – El tiempo de implantación puede ser muy corto, a partir de 1 hora.
  • – Se benefician las dos partes: el emisor y el receptor.
  • – Existen muchas soluciones en el mercado, seguro que se adaptan a sus necesidades

 

 Pedro Latasa

Director General de KSI Seguridad Digital
Creador de software de firma digital y factura electrónica.